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Política de Acceso al Idioma / Language Access Policy

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Language Access Policy

On January 30, 2020, the Palm Springs City Council adopted Resolution No. 24713 adopting a Language Access Policy. Scroll down to view the Language Access Policy in English.

If you require language assistance, please contact the City Clerk's Office:

Office of the City Clerk
3200 E Tahquitz Canyon Way
Palm Springs, CA 92262
(760) 323-8204
cityclerk@palmspringsca.gov

Política de Acceso al Idioma

El 30 de enero de 2020, el Consejo de la Ciudad de Palm Springs adoptó la Resolución No. 24713 adoptando una Política de Acceso al Idioma.

Si necesita asistencia con el idioma, comuníquese con la Oficina del Secretario de la Ciudad:

Office of the City Clerk
3200 E Tahquitz Canyon Way
Palm Springs, CA 92262
(760) 323-8204
cityclerk@palmspringsca.gov

Ciudad de Palm Springs
Política de Acceso Lingüístico

Conclusión y Propósito

El Municipio de la Ciudad de Palm Springs por la presente concluye y declara que hay personas que residen en la Ciudad de Palm Springs que no pueden comunicarse eficazmente en inglés debido a que su idioma materno no es el inglés. Es muy importante que los residentes, independientemente de su dominio del idioma inglés, tengan acceso a los programas y servicios que brinda la Ciudad. Esta política establece normas y procedimientos para que todos los residentes tengan acceso igualitario a los programas y servicios de la Ciudad, incluso aquellos con dominio limitado del idioma inglés.

Definiciones

A efectos de esta política, los siguientes términos se refieren a:

  1. “Persona con dominio limitado del idioma inglés” se refiere a un individuo que no habla inglés bien o que no puede comunicarse eficazmente en inglés debido a que el inglés no es su idioma materno.
  2. “Cantidad considerable de personas con dominio limitado del idioma inglés” se refiere al cinco por ciento (5%) o más de personas con dominio limitado del idioma inglés que residen en la Ciudad que hablan un idioma en común además del inglés.

Traducción de documentos

  1. El Administrador Municipal establecerá o adquirirá servicios de traducción con el objeto de traducir documentos impresos para los departamentos de la Ciudad y proporcionará servicios de interpretación durante las reuniones y audiencias públicas, según sea necesario.
  2. Previa determinación por parte del Administrador Municipal y en la medida en que haya disponibilidad de fondos, los Departamentos traducirán los siguientes documentos escritos que proporcionan información esencial al público sobre los servicios o programas del Departamento:
    1. Documentos escritos distribuidos al público, entro otros, folletos, aplicaciones, formularios, avisos públicos, y materiales de divulgación;
    2. Avisos sobre construcciones o similares distribuidos por la Ciudad y/o sus contratistas;
    3. Avisos en los que se ofrece apoyo lingüístico gratuito a personas con dominio limitado del idioma inglés; y
    4. Anuncios de servicio público, notas de prensa, alertas comunitarias y material educativo, cuando sea conveniente.

Reuniones y audiencias públicas

  1. Como programa piloto, las órdenes del día y actas de reuniones del Municipio serán traducidas y publicadas en el sitio web de la Ciudad en los idiomas señalados en esta política. La falta de publicación o los errores de traducción no invalidarán cualquier acción tomada por el Municipio.
  2. No es necesario traducir las órdenes del día y actas de reunión de las Juntas y Comités. En dichas órdenes del día y actas de reunión se incluirá una declaración manifestando que los documentos serán traducidos a pedido en los idiomas señalados en esta política, sin cargo.
  3. Se deberá proporcionar interpretación oral, incluso lenguaje de señas estadounidense, de toda reunión o audiencia pública celebradas por el Municipio o Junta o Comité, siempre y cuando sea solicitada con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación a la reunión o audiencia en cuestión. En las reuniones del Municipio, Juntas o Comités se concederá tiempo adicional al orador cuando sea necesario implementar los servicios de traducción.

Mensajes telefónicos grabados

Todos los Departamentos deben contar con mensajes telefónicos grabados en los idiomas señalados en esta política. El mensaje debe contener información básica sobre las actividades del Departamento, incluyendo como mínimo, horario de atención, ubicación, servicios ofrecidos, y los medios para acceder a dichos servicios, y la disponibilidad de asistencia lingüística.

Revisión y comunicación del programa internas

El Administrador Municipal se reunirá con los Directores de Departamentos regularmente para analizar las prioridades, recursos e innovaciones tecnológicas con relación a esta política.

Procedimientos de denuncia

  1. Los Departamentos les permitirán a las personas hacer las denuncias correspondientes con respecto a la violación de esta política en cada uno de los idiomas señalados en la misma. Las denuncias pueden realizarse por teléfono o mediante el formulario de denuncias.
  2. Los Departamentos documentarán las medidas que se toman para resolver cada una de las denuncias y conservarán copias de las denuncias y documentación de las resoluciones durante un periodo no menor a dos (2) años. Se enviará copia de cada denuncia al Administrador Municipal dentro de los treinta (30) días de la recepción.

City of Palm Springs
Language Access Policy

Finding and Purpose

The City Council of the City of Palm Springs hereby finds and declares that there are people who reside in the City of Palm Springs, who are unable to communicate effectively in English because their primary language is not English. It is of importance that residents, regardless of their proficiency in English, have access to City programs and services. This Policy establishes standards and procedures for providing equal access to City services and programs to all residents, including those with limited proficiency in English.

Definitions

As used in this Policy, the following terms shall have the following meanings:

  1. “Limited English Speaking Person” shall mean an individual who does not speak English well or is otherwise unable to communicate effectively in English because English is not the individual’s primary language.
  2. “Substantial Number of Limited English Speaking Persons” shall mean five percent (5%) or more of Limited English Speaking Persons residing in the City who speak a shared language other than English.

Translation of Materials

  1. The City Manager shall establish or procure translation services for the purpose of translating written materials for City departments and providing interpretation services for public meetings and hearings, as needed.
  2. Upon determination by the City Manager and to the extent funding is available, Departments will translate the following written materials that provide vital information to the public about the Department’s services or programs:
    1. Written materials disseminated to the public including, but not limited to, brochures, applications, forms, public notices, and outreach materials;
    2. Construction or similar notices distributed by the City and/or its contractors;
    3. Notices advising limited English-proficient persons of free language assistance; and
    4. Public service announcements, press releases, community alerts and educational material, when practical.

Public Meetings and Hearings

  1. As a pilot program, City Council meeting agendas and minutes will be translated and posted on the City’s website in the language(s) designated in this policy. Failure to post or translation errors shall not invalidate any action taken by the City Council.
  2. Boards and Commissions shall not be required to translate meeting agendas or minutes. On Board and Commission meeting agendas and minutes, a statement shall be included that the document will be translated upon request in the language(s) designated in this policy and at no charge.
  3. Oral interpretation, including American Sign Language, of any public meeting or hearing held by the City Council or any Board or Commission shall be provided if requested at least forty-eight (48) hours in advance of the meeting or hearing in question. At City Council, Board, or Commission meetings extra speaking time shall be given when translation is needed.

Recorded Telephonic Messages

All Departments shall maintain recorded telephonic messages in the languages designated in this policy. The message shall contain basic information about the Department’s operations including, at minimum, business hours, location, services offered, and the means of accessing such services, and the availability of language assistance.

Internal Program Review and Communication

The City Manager will meet with all Department Directors on a regular basis to discuss priorities, resources, and technological innovations related to this Policy.

Complaint Procedures

  1. Departments shall allow persons to make complaints alleging violation of this Policy to the Department in each of the languages designated in this policy. The complaints may be made by telephone or by completing a complaint form.
  2. Departments shall document actions taken to resolve each complaint and maintain copies of complaints and documentation of their resolution for a period of not less than two (2) years. A copy of each complaint shall be forwarded to the City Manager within thirty (30) days of its receipt.